BEELDHOUWEN EN BOETSEREN

Een beeldhouwer vernietigt steen om er een beeld uit te halen.

Net als een inventarisator vernietigt hij materiaal om een beeld  te krijgen.

Hoe zit dat dan met selectie ter vernietiging?
Een aardige vergelijking drong zich onlangs bij mij op, namelijk die met boetseren en beeldhouwen.
Een boetseerder voegt materie toe om een bepaald beeld te krijgen. Een beeldhouwer kapt weg, wat er overblijft is het beeld. Hij haalt het beeld als het ware uit de steen.
Volgens mij kun je een archiefinventarisator het beste vergelijken met een beeldhouwer. Je schoont een archief zodanig dat de archiefstructuur en de neerslag van handelen zichtbaar wordt. Je haalt als het ware het te bewaren archief uit een bulk van documenten die het zicht op de neerslag van handelen vertroebelen.
Toch houdt men zich in het archiefwezen ook bezig met boetseerachtige activiteiten. En wel tijdens de archiefvorming.
In deze fase voegt men materiaal bijeen tot er een beeld ontstaat. Uiteraard vernietigt men ook in deze fase, de nadruk ligt echter op postinschrijving, routing, vorming van dossiers, verzamelen bij afdelingen etc.

Bij boetseren voegt men materiaal toe om een beeld te krijgen net als bij archiefvorming.

Inventariseren en archiefvormen zijn derhalve verschillende bezigheden die dan ook gescheiden dienen te blijven.
Moet men dan niet tijdens de archiefvorming anticiperen op latere vernietiging en overbrenging?
Uiteraard wel, al jaren wordt hier op gehamerd, nog steeds gebeurt dit veel te weinig. Dat alleen al is een rede om archiefvorming en archiefinventarisatie niet over één kam te scheren, die luxe bestaat nog lang niet.
Men gooit ideaal en werkelijkheid door elkaar, er wordt gezweeft en luchtgefietst.
Zoals de manager de praktijk voorstelt zo is die ook, tegengeluiden van DIVers berusten op aanpassingsproblemen, gebrek aan opleiding en conservatisme.
Ook 20 jaar geleden zou goede archiefvorming de oplossing zijn voor problemen bij overbrenging door anticipatie op vernietiging etc.
Daar is nauwelijks iets van terechtgekomen, integendeel, fusies en ontwikkelingen bij organisaties hebben er voor gezorgd dat men vaak vooral in de dynamische fase het spoor volkomen bijster is geraakt.
In het digitale tijdperk met beter geschoolde recordmanagers zal alles anders zijn. Dit zal ook niet veel geld kosten.


Hierover meer.