ARCHIEF ALS NEERSLAG VAN HANDELEN

Niet van alle handelingen is een neerslag

Archief is de neerslag van handelen. Van handelen maar niet van het handelen. Wat is het verschil?
Handelen doen we de hele dag, we eten, werken, wassen ons etc. etc..
Van slechts een klein deel van ons handelen is een neerslag in de vorm van bijvoorbeeld foto's, dagboeken, bekeuringen, acten van de burgelijke stand etc.
Van het handelen van grote organisaties wordt meer vastgelegd maar zeker niet alles.
Vaak berust het op toeval hoe goed een bepaalde handeling is vastgelegd. Een directeur wil een rapport, men wil een plan, er is een goede notulist bij de vergadering etc. etc..
Zo gebeurt het, daar kunnen wij archiefmensen nu eenmaal niets aan doen, dat belangrijke handelingen slecht gedocumenteerd zijn en minder belangrijke juist goed.
Archief is dus de neerslag van handelen inzoverre men zaken heeft geregistreerd, dus wel van handelen maar niet van het handelen.

Kwaliteit van neerslag vaak toeval

Als men zegt, "ik hoef het archief niet te zien want als ik de processen bestudeer weet ik wat er is" dan slaat men de plank volkomen mis. Bij een ideale modelorganisatie waarin men er naar streeft om een waarheidsgetrouwe neerslag van handelen te geven zou dit het geval zijn. Veel organisaties zijn echter nauwelijks geïnteresseerd in de neerslag van hun handelen, dat zal hun een worst zijn. Ze denken voornamelijk functioneel.
In de praktijk hebben de processen van een organisatie en het archief dus een eigen dynamiek. Niet alleen de werkelijkheid maar ook toeval en gewenste beeldvorming spelen een belangrijke rol bij archiefvorming. Een onderzoeker moet dit weten maar zeker ook een inventarisator. Als je aan de hand van het bestuderen van de processen het archief gaat reconstrueren sla je de plank mis. Alleen aan de hand van de bestudering van de archiefstructuur zelf, kun je conclusies trekken.

Is dit nu een ouderwets standpunt?

Ja!