Een verzameling miniatuurflesjes
Nu over de selectie binnen archieven. Hier dreigen essentiële methodische fouten te worden gemaakt.
Ik geef toe dat ik hier wel enigszins chargeer maar waarom ook niet hier mag alles. Ook heb ik niet meteen het antwoord hoe het dan wel moet, ik ben aan het denken.
Het volgende is het geval, een archief is, zoals eerder gemeld, een organisch groeiend geheel.
Je ontvangt documenten en verstuurt als reactie daarop documenten en weet van tevoren niet welke je gaat ontvangen en versturen en wat er allemaal gaat gebeuren. Sommige brieven van de belasting en bekeuringen wil je liever niet ontvangen maar ze komen toch.
Een collectie of verzameling is een groep documenten volgens een bepaald criterium bijeengebracht.
Je verzamelt met voorbedachten rade bijvoorbeeld boeken over auto's, ruimtelijke ordening, water, romans etc. etc. en wilt deze boeken ook graag hebben.
Bibliotheek abdij in Heverlee bij Leuven
Wat gebeurt er nu als je een organisatie naar processen en structuur bestudeert en aan de hand daarvan archief "verzamelt". Je behandelt dan archief alsof het om een verzameling zou gaan. Als je documenten volgens bepaalde criteria aangaande de organisatiestructuur gaat uitkiezen (boodschappenlijstje) dan is er al snel geen sprake meer van een archief maar van een documentenverzameling op basis van de organisatiestructuur.
Een andere vergissing die gemaakt wordt is dat men niet inziet dat organisatiestructuur of processtructuur en het archief een verschillende dynamiek hebben.
Het archief is een neerslag van handelen.
De organisatiestructuur geeft hiërarchie van werkzaamheden en personen weer en dat is zeker niet hetzelfde.
De organisatiestructuur is een vooraf vastgesteld ideaalbeeld. Het archief geeft de gebeurtenissen achteraf weer. Wel kan het zijn dat in de archiefstructuur de organisatiestructuur weerspiegeld wordt, door de wijze van archiefvorming, maar dat hoeft niet en is wat anders dan dat achteraf materiaal op basis van een organisatiestructuur verzameld wordt.
Vaak worden feitelijke beslissingen op andere plaatsen genomen en volgens andere wegen dan de formele organisatiestructuur doet vermoeden.
Dit komt niet tot uiting als men documenten volgens een bepaald schema verzamelt.
Men mist dan het organische groeiende, willekeurige en niet geplande aspect van actie en reactie binnen een organisatie. Men bevriest als het ware het handelen van de organisatie analoog een ideaalbeeld.
Hoe komt men nu op de denkfout om archiefmateriaal te gaan verzamelen?
Wordt vervolgd.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten