ARCHIEVEN ZIJN TAALCONSTRUCTIES

Ludwig Wittgenstein 1889-1951

Archief zou neerslag van handelen zijn.
In vorige blogs wordt deze opvatting besproken.
Toch klopt er iets niet helemaal, of beter, helemaal niet.
Ik haal er weer eens een hoop bij, maar dat mag in blogs. Het zal ook allemaal wel niet kloppen maar het is wel leuk en geeft aan hoe subjectief'archieven zijn.
Het volgende.

Vroeger ging men er vanuit dat taal een objectieve werkelijkheid beschreef, dat veranderde vorige eeuw. Volgens de analytische filosofie, met name Witgenstein was hier een pionier van, slaat taal niet één op één op een mensonafhankelijke buitenwereld, maar heeft een eigen dynamiek.
Dit is belangrijk, wij denken immers in taal. Hoewel veel mensen denken dat ze dat niet doen, met alle zweefrisico's van dien. Buiten taal kun je dus niet denken, helaas pindakaas.

Voor veel begrippen is het overduidelijk dat ze niet op een mensonafhankelijke buitenwereld slaan. Bijvoorbeeld een NAVO bestaat alleen in de hoofden van mensen, het is geen object, geen gebouw als zodanig, maar een gedachtenconstructie. Hetzelfde geldt voor de woorden als koninkrijk, regering, de kerk, land of gemeente nergens lopen strepen op de grond bij de grenzen en zelfs voor Stadsarchief.

Dat dit geldt voor alle bepalingen in de taal (ook voor de meer concrete) is dus een lang verhaal waarover men elders maar moet lezen. Wittgenstein spreekt over taalspelen, taal is altijd (inter)subjectief dus. "Objectieve feiten" zijn dus onderbepaald, taal is een afspraak.

Als je zegt dat archief neerslag van handelen is, denk je dat er "objectieve te bepalen" menselijke handelingen zijn, die als zodanig binnen de taal zijn gesleept en als overlevering in het archief terecht zijn gekomen. Dat is in feite 19e eeuws denken, hoewel het in de praktijk inderdaad wel een kapstok kan bieden, bijvoorbeeld bij beoordeling of een archief compleet is of dossiervorming.
Ook kun je archieven gebruiken om denkbeelden over de buitenwereld te toetsen, de essentie van onderzoek, maar waterdicht kan deze methode nooit zijn. Voor de grote lijnen van archief(materiaal)selectie heeft dit denken zijn beperkingen en het leverde recent volgens mij een grote valstrik op.
Dit blijkt duidelijk in de praktijk. Een bepaalde handeling, bijvoorbeeld auto's produceren is bijvoorbeeld voor een vergunningverlener heel anders dan voor het producerend bedrijf of bijvoorbeeld de milieubeweging. De objectieve handeling zul je in geen enkel archief vinden.
Laat staan dus dat je een archief aan de hand van handelingen of procesen kunt reconstrueren.

Patiënt en tandarts hebben vaak een heel andere visie op een tandheelkundige handeling

Volgens de bovengenoemde en in de filosofie belangrijke opvatting van Wittgenstein, zou dus denken in objectieve handelingen onjuist zijn, alles is van het begin af aan al talig bepaald. 
Archief heeft dus alles te maken met overgeleverde taal, met een eigen dynamiek. Ik zou eerder zeggen archief is de neerslag van de communicatie van handelingen, dat heeft vast wel eens iemand eerder gezegd.

Selecteer dus archief in een talige context, vooral aan de hand van archief zelf (het betreffende archief in samenhang met andere archieven) en niet aan de hand van buiten archief gelegen handelingen, trends of wat dan ook. Archief zelf is een gesloten systeem. Het referentiekader van archiefmateriaal is ander archiefmateriaal. Andere deugdelijke criteria zijn er in feite niet, helaas pindakaas.

BEELDHOUWEN EN BOETSEREN

Een beeldhouwer vernietigt steen om er een beeld uit te halen.

Net als een inventarisator vernietigt hij materiaal om een beeld  te krijgen.

Hoe zit dat dan met selectie ter vernietiging?
Een aardige vergelijking drong zich onlangs bij mij op, namelijk die met boetseren en beeldhouwen.
Een boetseerder voegt materie toe om een bepaald beeld te krijgen. Een beeldhouwer kapt weg, wat er overblijft is het beeld. Hij haalt het beeld als het ware uit de steen.
Volgens mij kun je een archiefinventarisator het beste vergelijken met een beeldhouwer. Je schoont een archief zodanig dat de archiefstructuur en de neerslag van handelen zichtbaar wordt. Je haalt als het ware het te bewaren archief uit een bulk van documenten die het zicht op de neerslag van handelen vertroebelen.
Toch houdt men zich in het archiefwezen ook bezig met boetseerachtige activiteiten. En wel tijdens de archiefvorming.
In deze fase voegt men materiaal bijeen tot er een beeld ontstaat. Uiteraard vernietigt men ook in deze fase, de nadruk ligt echter op postinschrijving, routing, vorming van dossiers, verzamelen bij afdelingen etc.

Bij boetseren voegt men materiaal toe om een beeld te krijgen net als bij archiefvorming.

Inventariseren en archiefvormen zijn derhalve verschillende bezigheden die dan ook gescheiden dienen te blijven.
Moet men dan niet tijdens de archiefvorming anticiperen op latere vernietiging en overbrenging?
Uiteraard wel, al jaren wordt hier op gehamerd, nog steeds gebeurt dit veel te weinig. Dat alleen al is een rede om archiefvorming en archiefinventarisatie niet over één kam te scheren, die luxe bestaat nog lang niet.
Men gooit ideaal en werkelijkheid door elkaar, er wordt gezweeft en luchtgefietst.
Zoals de manager de praktijk voorstelt zo is die ook, tegengeluiden van DIVers berusten op aanpassingsproblemen, gebrek aan opleiding en conservatisme.
Ook 20 jaar geleden zou goede archiefvorming de oplossing zijn voor problemen bij overbrenging door anticipatie op vernietiging etc.
Daar is nauwelijks iets van terechtgekomen, integendeel, fusies en ontwikkelingen bij organisaties hebben er voor gezorgd dat men vaak vooral in de dynamische fase het spoor volkomen bijster is geraakt.
In het digitale tijdperk met beter geschoolde recordmanagers zal alles anders zijn. Dit zal ook niet veel geld kosten.


Hierover meer.

ARCHIEF ALS NEERSLAG VAN HANDELEN

Niet van alle handelingen is een neerslag

Archief is de neerslag van handelen. Van handelen maar niet van het handelen. Wat is het verschil?
Handelen doen we de hele dag, we eten, werken, wassen ons etc. etc..
Van slechts een klein deel van ons handelen is een neerslag in de vorm van bijvoorbeeld foto's, dagboeken, bekeuringen, acten van de burgelijke stand etc.
Van het handelen van grote organisaties wordt meer vastgelegd maar zeker niet alles.
Vaak berust het op toeval hoe goed een bepaalde handeling is vastgelegd. Een directeur wil een rapport, men wil een plan, er is een goede notulist bij de vergadering etc. etc..
Zo gebeurt het, daar kunnen wij archiefmensen nu eenmaal niets aan doen, dat belangrijke handelingen slecht gedocumenteerd zijn en minder belangrijke juist goed.
Archief is dus de neerslag van handelen inzoverre men zaken heeft geregistreerd, dus wel van handelen maar niet van het handelen.

Kwaliteit van neerslag vaak toeval

Als men zegt, "ik hoef het archief niet te zien want als ik de processen bestudeer weet ik wat er is" dan slaat men de plank volkomen mis. Bij een ideale modelorganisatie waarin men er naar streeft om een waarheidsgetrouwe neerslag van handelen te geven zou dit het geval zijn. Veel organisaties zijn echter nauwelijks geïnteresseerd in de neerslag van hun handelen, dat zal hun een worst zijn. Ze denken voornamelijk functioneel.
In de praktijk hebben de processen van een organisatie en het archief dus een eigen dynamiek. Niet alleen de werkelijkheid maar ook toeval en gewenste beeldvorming spelen een belangrijke rol bij archiefvorming. Een onderzoeker moet dit weten maar zeker ook een inventarisator. Als je aan de hand van het bestuderen van de processen het archief gaat reconstrueren sla je de plank mis. Alleen aan de hand van de bestudering van de archiefstructuur zelf, kun je conclusies trekken.

Is dit nu een ouderwets standpunt?

Ja!

ARCHIEF IS GEEN VERZAMELING

Een verzameling miniatuurflesjes

Nu over de selectie binnen archieven. Hier dreigen essentiële methodische fouten te worden gemaakt.
Ik geef toe dat ik hier wel enigszins chargeer maar waarom ook niet hier mag alles. Ook heb ik niet meteen het antwoord hoe het dan wel moet, ik ben aan het denken.

Het volgende is het geval, een archief is, zoals eerder gemeld, een organisch groeiend geheel.
Je ontvangt documenten en verstuurt als reactie daarop documenten en weet van tevoren niet welke je gaat ontvangen en versturen en wat er allemaal gaat gebeuren. Sommige brieven van de belasting en bekeuringen wil je liever niet ontvangen maar ze komen toch.

Een collectie of verzameling is een groep documenten volgens een bepaald criterium bijeengebracht.
Je verzamelt met voorbedachten rade bijvoorbeeld boeken over auto's, ruimtelijke ordening, water, romans etc. etc. en wilt deze boeken ook graag hebben.

Bibliotheek abdij in Heverlee bij Leuven

Wat gebeurt er nu als je een organisatie naar processen en structuur bestudeert en aan de hand daarvan archief "verzamelt". Je behandelt dan archief alsof het om een verzameling zou gaan. Als je documenten volgens bepaalde criteria aangaande de organisatiestructuur gaat uitkiezen (boodschappenlijstje) dan is er al snel geen sprake meer van een archief maar van een documentenverzameling op basis van de organisatiestructuur.

Een andere vergissing die gemaakt wordt is dat men niet inziet dat organisatiestructuur of processtructuur en het archief een verschillende dynamiek hebben.
Het archief is een neerslag van handelen.
De organisatiestructuur geeft hiërarchie van werkzaamheden en personen weer en dat is zeker niet hetzelfde.
De organisatiestructuur is een vooraf vastgesteld ideaalbeeld. Het archief geeft de gebeurtenissen achteraf weer. Wel kan het zijn dat in de archiefstructuur de organisatiestructuur weerspiegeld wordt, door de wijze van archiefvorming, maar dat hoeft niet en is wat anders dan dat achteraf materiaal op basis van een organisatiestructuur verzameld wordt.
Vaak worden feitelijke beslissingen op andere plaatsen genomen en volgens andere wegen dan de formele organisatiestructuur doet vermoeden.
Dit komt niet tot uiting als men documenten volgens een bepaald schema verzamelt.
Men mist dan het organische groeiende, willekeurige en niet geplande aspect van actie en reactie binnen een organisatie. Men bevriest als het ware het handelen van de organisatie analoog een ideaalbeeld.

Hoe komt men nu op de denkfout om archiefmateriaal te gaan verzamelen?
Wordt vervolgd.