WAT IS DE NIEUWE INSTEEK??

Neen, neen, neen!!
Ja, maar???
In reactie op de reactie van Richard.

Beleidsdeel is overigens niet helemaal de juiste term voor wat ik onder ruggegraat van een archief bedoel, ook in gedetailleerde archiefdelen zitten beleidsstukken bijvoorbeeld bij personeel.
Wat is nu het nieuwe aan het voorgestelde systeem?

Ik zou dus willen dat van een groot aantal archieven alleen het beleidsdeel wordt bewaard en de rest vernietigd.
Daarnaast moet er, vind ik, van een klein aantal archieven wel meer bewaard worden.
Ik zal later verklaren hoe en waarom.

Dus, een groot aantal archieven die nu  na allerlei trendanalyses en zo als te vernietigen zouden worden aangemerkt, wel bewaren.
Maar dan alleen het beleidsdeel. Dat is wel een nieuwe insteek.

Rest de vraag, hoe de archieven die wel voor "normale" bewaring en inventarisatie in aanmerking zouden komen uitgekozen worden. Naast een breedte opname zou er immers ook nog een diepte opname voor een aantal geselecteerde archieven moeten komen. Hoe selecteer je die nu?
Het mogelijke antwoord daar op, bestudeer bijvoorbeeld circulairestromen.

Hoe en waarom?????????

Ook hooibalen vormen circulaires

Wordt vervolgd!

ARCHIEVEN HEBBEN EEN RUGGEGRAAT

Genoeg om de hete brij gedraaid. Veel mensen zullen de vergelijking met de middelbare scholier snappen.
Scholieren lezen dus uittreksels van boekenlijsten.
Bestaat er een equivalent van het uittreksel bij archiefbewerking.

Ook archieven hebben een ruggegraat

Mijn antwoord daarop is volmondig ja.
Archieven hebben namelijk weldegelijk een harde kern, een ruggegraat.
Bij elk archief bestaat deze harde kern uit andere stukken.
Denk daarbij aan jaarverslagen, meerjarenverslagen, cruciale nota's en eindrapporten, plannen, vergaderstukken van bestuursvergaderingen en directievergaderingen.
Vaak weerspiegelen vergaderverslagen met bijlagen het archief in het klein.
Bij bestudering van deze stukken heeft men al een heel goed beeld van de organisatie. Qua omvang beslaan deze stukken vaak minder dan de 10% van het archief dat men in de jaren '90 nog wilde bewaren. Bovendien zijn ze makkelijk te beschrijven. Inventariseren van dit materiaal is zeker niet arbeidsintensief.
Om deze stukken te selecteren moet men uiteraard de organisatie kennen, maar ook moet men het archief zelf bestuderen.
Dit kost tijd, maar minder dan het bestuderen van allerlei processen aan de hand waarvan men vermeend en vermoed aanwezig archiefmateriaal gaat selecteren.
Het resultaat is in ieder geval een stuk concreter, je ziet het materiaal en selecteert direct. Op deze manier blijft men dus binnen de de eigen dynamiek van het archief opereren, in plaats van dat men het archief gaat koppelen aan een, zoals we gezien hebben, te allen tijde betwistbare constructies van de werkelijkheid.
Dit gaat dus over de verhouding tussen het archiefmateriaal binnen een afzonderlijk archief.
Zou men ook van een harde kern kunnen spreken als men archieven met elkaar vergelijkt?
Hierover later meer.
Selectie binnen een afzonderlijk archief kan op deze manier snel gaan, bijvoorbeeld bewaar alleen de jaarverslagen, bestuursvergaderingen en eindrapporten..
Bovendien kan men ook nog allerlei gradaties aanbrengen.
Is het, als men het op grote schaal bekijkt, in ieder geval niet een goed idee om, terwille van de breedte van het beeld, een aantal harde kernen van archieven, die latere onderzoekers wellicht interessant vinden, te bewaren. Zo maak je als het ware een breedte-opname.

Zijn er nu geen archieven meer waarvan men méér moet bewaren dan alleen die harde kern?
Zo die er wel zijn hoe selecteert men die dan?

Wordt vervolgd!

UITTREKSELS

Hoe gaat de leerling dus te werk.
De leraar is onberekenbaar en hij kan niet alles lezen.

Hij leest daarom die boeken die hij leuk vindt inzoverre hij daar nog de tijd voor heeft, van de rest leest hij, ja iedereen weet het eigenlijk, uittreksels. Vooral van de dikke en saaie boeken die hij niet graag leest.
Sommige boeken heeft hij dan goed gelezen, de leraar kan daar gerust over vragen en van de andere boeken heeft hij een beeld en kent hij de inhoud in grote lijnen door de uittreksels.

Hoe kun je deze tactiek nu doortrekken naar archiefbewerking?

Wordt vervolgd!

TOEKOMSTIGE ONDERZOEKER ALS ONBEREKENBARE LERAAR

De toekomstige onderzoeker.

Hoezo scholier?

Scholieren moeten een boekenlijst lezen en kennis over de boeken reproduceren, terwijl ze te lui zijn (ik althans wel) om alles te lezen.
De leraar kan onverwachte vragen stellen, ook over boeken die ze niet hebben gelezen.

Vervang lezen nu door ontsluiten, de leraar door de toekomstige onderzoeker en de luie leerling door de samenleving met tijd- en geldgebrek.

Welke tactieken staan de leerling nu ter beschikking?

-Hij kan alleen die boeken lezen die hij leuk of interessant vindt en voor de rest alles aan toeval en geluk overlaten.
Aldus reageert hij hetzelfde als degene die trendanalyse of de hotspot toestanden als oplossing zien.
Alleen datgene dat nu interressant wordt gevonden wordt ontsloten.
Welke andere wegen zijn er?

Wordt vervolgd.

DE SAMENLEVING ALS LUIE MIDDELBARE SCHOLIER

We hebben dus gezien dat we archiefmateriaal alleen tegen ander archiefmateriaal kunnen afzetten.
We moetene echter inventariseren en schonen en tijd en geld zijn beperkt.
Hoe kunnen we dit oplossen?

Stel je hebt een boekenplank met honderd boeken, binnen een korte periode moet je weten waar deze boeken over gaan, de tijd om alles te lezen is echter veel te kort.
Veel mensen kennen dit dilema, het is namelijk het dilema van de luie middelbare scholier.

De luie maar slimme scholier kan op twee manieren te werk gaan, hij kan een paar boeken kiezen op goed geluk en omdat hij een vaag vermoeden heeft dat de leraar daar over gaat vragen.
Hij kan echter ook proberen om daarnaast toch nog een totaalbeeld van de boekenplank te krijgen.

Eigenlijk is de samenleving een luie middelbare scholier, de samenleving wil absoluut geen tijd (geld) besteden aan het grondig inventariseren van alle archieven.
Overigens terecht, maar daar gaat het hier even niet over.
Wat is het verband nu met archieven?
Wordt vervolgd

ARCHIEVEN ZIJN TAALCONSTRUCTIES

Ludwig Wittgenstein 1889-1951

Archief zou neerslag van handelen zijn.
In vorige blogs wordt deze opvatting besproken.
Toch klopt er iets niet helemaal, of beter, helemaal niet.
Ik haal er weer eens een hoop bij, maar dat mag in blogs. Het zal ook allemaal wel niet kloppen maar het is wel leuk en geeft aan hoe subjectief'archieven zijn.
Het volgende.

Vroeger ging men er vanuit dat taal een objectieve werkelijkheid beschreef, dat veranderde vorige eeuw. Volgens de analytische filosofie, met name Witgenstein was hier een pionier van, slaat taal niet één op één op een mensonafhankelijke buitenwereld, maar heeft een eigen dynamiek.
Dit is belangrijk, wij denken immers in taal. Hoewel veel mensen denken dat ze dat niet doen, met alle zweefrisico's van dien. Buiten taal kun je dus niet denken, helaas pindakaas.

Voor veel begrippen is het overduidelijk dat ze niet op een mensonafhankelijke buitenwereld slaan. Bijvoorbeeld een NAVO bestaat alleen in de hoofden van mensen, het is geen object, geen gebouw als zodanig, maar een gedachtenconstructie. Hetzelfde geldt voor de woorden als koninkrijk, regering, de kerk, land of gemeente nergens lopen strepen op de grond bij de grenzen en zelfs voor Stadsarchief.

Dat dit geldt voor alle bepalingen in de taal (ook voor de meer concrete) is dus een lang verhaal waarover men elders maar moet lezen. Wittgenstein spreekt over taalspelen, taal is altijd (inter)subjectief dus. "Objectieve feiten" zijn dus onderbepaald, taal is een afspraak.

Als je zegt dat archief neerslag van handelen is, denk je dat er "objectieve te bepalen" menselijke handelingen zijn, die als zodanig binnen de taal zijn gesleept en als overlevering in het archief terecht zijn gekomen. Dat is in feite 19e eeuws denken, hoewel het in de praktijk inderdaad wel een kapstok kan bieden, bijvoorbeeld bij beoordeling of een archief compleet is of dossiervorming.
Ook kun je archieven gebruiken om denkbeelden over de buitenwereld te toetsen, de essentie van onderzoek, maar waterdicht kan deze methode nooit zijn. Voor de grote lijnen van archief(materiaal)selectie heeft dit denken zijn beperkingen en het leverde recent volgens mij een grote valstrik op.
Dit blijkt duidelijk in de praktijk. Een bepaalde handeling, bijvoorbeeld auto's produceren is bijvoorbeeld voor een vergunningverlener heel anders dan voor het producerend bedrijf of bijvoorbeeld de milieubeweging. De objectieve handeling zul je in geen enkel archief vinden.
Laat staan dus dat je een archief aan de hand van handelingen of procesen kunt reconstrueren.

Patiënt en tandarts hebben vaak een heel andere visie op een tandheelkundige handeling

Volgens de bovengenoemde en in de filosofie belangrijke opvatting van Wittgenstein, zou dus denken in objectieve handelingen onjuist zijn, alles is van het begin af aan al talig bepaald. 
Archief heeft dus alles te maken met overgeleverde taal, met een eigen dynamiek. Ik zou eerder zeggen archief is de neerslag van de communicatie van handelingen, dat heeft vast wel eens iemand eerder gezegd.

Selecteer dus archief in een talige context, vooral aan de hand van archief zelf (het betreffende archief in samenhang met andere archieven) en niet aan de hand van buiten archief gelegen handelingen, trends of wat dan ook. Archief zelf is een gesloten systeem. Het referentiekader van archiefmateriaal is ander archiefmateriaal. Andere deugdelijke criteria zijn er in feite niet, helaas pindakaas.

BEELDHOUWEN EN BOETSEREN

Een beeldhouwer vernietigt steen om er een beeld uit te halen.

Net als een inventarisator vernietigt hij materiaal om een beeld  te krijgen.

Hoe zit dat dan met selectie ter vernietiging?
Een aardige vergelijking drong zich onlangs bij mij op, namelijk die met boetseren en beeldhouwen.
Een boetseerder voegt materie toe om een bepaald beeld te krijgen. Een beeldhouwer kapt weg, wat er overblijft is het beeld. Hij haalt het beeld als het ware uit de steen.
Volgens mij kun je een archiefinventarisator het beste vergelijken met een beeldhouwer. Je schoont een archief zodanig dat de archiefstructuur en de neerslag van handelen zichtbaar wordt. Je haalt als het ware het te bewaren archief uit een bulk van documenten die het zicht op de neerslag van handelen vertroebelen.
Toch houdt men zich in het archiefwezen ook bezig met boetseerachtige activiteiten. En wel tijdens de archiefvorming.
In deze fase voegt men materiaal bijeen tot er een beeld ontstaat. Uiteraard vernietigt men ook in deze fase, de nadruk ligt echter op postinschrijving, routing, vorming van dossiers, verzamelen bij afdelingen etc.

Bij boetseren voegt men materiaal toe om een beeld te krijgen net als bij archiefvorming.

Inventariseren en archiefvormen zijn derhalve verschillende bezigheden die dan ook gescheiden dienen te blijven.
Moet men dan niet tijdens de archiefvorming anticiperen op latere vernietiging en overbrenging?
Uiteraard wel, al jaren wordt hier op gehamerd, nog steeds gebeurt dit veel te weinig. Dat alleen al is een rede om archiefvorming en archiefinventarisatie niet over één kam te scheren, die luxe bestaat nog lang niet.
Men gooit ideaal en werkelijkheid door elkaar, er wordt gezweeft en luchtgefietst.
Zoals de manager de praktijk voorstelt zo is die ook, tegengeluiden van DIVers berusten op aanpassingsproblemen, gebrek aan opleiding en conservatisme.
Ook 20 jaar geleden zou goede archiefvorming de oplossing zijn voor problemen bij overbrenging door anticipatie op vernietiging etc.
Daar is nauwelijks iets van terechtgekomen, integendeel, fusies en ontwikkelingen bij organisaties hebben er voor gezorgd dat men vaak vooral in de dynamische fase het spoor volkomen bijster is geraakt.
In het digitale tijdperk met beter geschoolde recordmanagers zal alles anders zijn. Dit zal ook niet veel geld kosten.


Hierover meer.